L’organigramma è uno schema grafico che descrive la struttura di un’azienda e parte degli aspetti organizzativi rilevanti delle attività aziendali.
Lo scopo è quello di mostrare rapidamente una “mappa” dell’organizzazione evidenziando:
- le sezioni aziendali e le loro posizioni in essa
- le relazioni organizzative
- i titolari delle funzioni organizzative
- i livelli di importanza organizzativi all’interno dell’azienda
- la rete di carriera interna
Perchè si usa l’organigramma?
- per analizzare o rappresentare la struttura organizzativa
- per effetturare piani di valutazione delle posizioni, prestazioni e sviluppi cariera
- visibilità tra tutte le aree aziendali
- evitare e risolvere i conflitti interni
- gestione del personale
- strumenti di comunicazione interna
Quali sono i suoi limiti?
- molto spesso si valuta l’organigramma in maniera errata. L’organigramma non indica i livelli delle posizioni, altrimenti sarebbe un “livello-gramma” ma i collegamenti che avvengono tra essi.
- spesso crea confusione perchè i dipendenti vedono ricoperte cariche importanti pur vedendosi rappresentati allo stesso livello di dipendenti ritenuti di secondo piano
- favoriscono l’idea di rigidità e di “classicismo”
- non sempre rappresentano ruoli e relazioni realmente ricoperte
- è soggetto ad interpretazioni soggettive se non abbinate a descrizioni accurate
- l’effettiva validità dipende dalla complessiva e singola cultura aziendale
- creano confusione se non aggiornati di frequente
Allora come fare per renderlo uno strumento valido ed utile?
L’organigramma andrebbe abbinato ad un altro documento aziendale indispensabile, ovvero il manuale organizzativo.
Il manuale organizzativo è un insieme di vari documenti che determina l’intera struttura ed il suo funzionamento nei minimi dettagli. Spesso lo si confonde con gli ordini di servizio, ma la sua composizione è ben altra.
Nel manuale organizzativo si determinano anche le macro e micro attività di ogni singolo elemento dell’organigramma ed esattamente come le relazioni avvengono tra di esse.
Al suo interno sono anche indicate le resposabiltà e i compiti di ciascun dipendente.
Ovvi i vantaggi:
- sviluppa l’efficienza della struttura
- evita perdite di tempo
- è una guida di riferimento
- aiuta la definizione delle politiche aziendali
- stimola la creazione di obiettivi interni
- controlla l’efficienza
- è un mezzo di comunicazione
- migliora le relazioni lavorative
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