Importazione dati da Excel e maschera con pulsante di comando

 Si supponga di avere a disposizione un database nel quale si desidera importare da Excel un foglio di lavoro dove sono presenti i dati dei clienti di varie aziende.

Per poter importare questi dati e con essi creare una tabella, è necessario prendere in considerazione la scheda Dati esterni, gruppo Importa e collega, pulsante Excel. Nella finestra che si apre, si clicca su Sfoglia e si sceglie il file.

 

Dopo aver specificato l’origine dei dati, nella finestra Carica dati esterni, bisogna selezionare l’opzione necessaria tra le tre disponibili:

– Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente;

– Accoda una copia dei record alla tabella;

– Collega all’origine dati creando una tabella collegata.

 

Se il nostro scopo è quello di creare una nuova tabella senza collegarla ai dati presenti nel foglio elettronico, va bene la prima opzione che, tra l’altro, per default, è gia selezionata, quindi, si clicca su Ok.

 

Dopo aver premuto il pulsante Ok si apre un’altra finestra nella quale si sceglie il foglio di lavoro da importare mentre nella parte sottostante vengono mostrati i dati; cliccando su Avanti si apre una nuova schermata dove occorre far clic sulla casella Intestazioni di colonne nella prima riga; premendo di nuovo il pulsante Avanti si giunge ad un’altra schermata nella quale bisogna controllare ed eventualmente correggere il tipo di dato dei vari campi scegliendo, dalla casella omonima, se indicizzarli o meno, le alternative proposte sono:

– No;

– Duplicati ammessi;

– Duplicati non ammessi.

La successiva schermata è quella relativa alla chiave primaria, si può fare in modo che la chiave primaria venga assegnata automaticamente (prima opzione) oppure che venga scelta dall’utente oppure che non ci sia affatto.

 

Nell’ultima schermata si assegna il nome alla tabella, generalmente la tabella avrà il nome del foglio di lavoro di Excel nel quale sono presenti i dati, alla fine si clicca su Fine.

In questo modo, viene aggiunta una nuova tabella al database.

 

Ora bisogna creare una Query parametrica che permetta di visualizzare, inserendo il numero di ordine, i dati del cliente. Per questo motivo occorre cliccare nella scheda Crea, gruppo Struttura Query, sul pulsante Visualizzazione Struttura; nella finestra che viene aperta, al centro dello schermo, si seleziona la tabella importata, quella relativa agli ordini del cliente e poi su Aggiungi.

Nella parte inferiore della struttura della query vanno inseriti i campi della tabella, tutti o soltanto alcuni, a seconda delle esigenze, e ciò può avvenire facendo, doppio clic su di essi.

 

Si supponga che nella tabella ci sia un campo Ordini con tipo di dato Numerico, in corrispondenza di tale campo, nella casella Criteri, bisogna inserire la query parametrica, ad esempio, si può digitare: [Immettere il numero ordine]. Gli altri campi potrebbero essere Nome – Cognome – Indirizzo – Telefono – Prodotto, etc.

Premendo il pulsante Esegui, raffigurante un punto esclamativo, nel gruppo Risultati, si apre una piccola finestra nella quale va inserito il numero di ordine che si desidera; digitandolo, viene visualizzata la query che contiene non solo il numero dell’ordine ma anche tutti i dati del cliente, o almeno i campi che sono stati aggiunti in precedenza nella visualizzazione struttura.

Per salvare la query è sufficiente far clic sul pulsante Salva, posto in alto a sinistra sulla barra di Accesso rapido, assegnandole un nome.

A questo punto, bisogna creare una maschera nella quale inserire un pulsante che permetta di visualizzare la query appena creata.

Quindi, scheda Crea, gruppo Maschere, pulsante Creazione guidata Maschera.

 

Nella finestra omonima, dalla casella Tabelle/query si sceglie la tabella di cui si vogliono utilizzare i campi, è possibile anche selezionare campi tra tabelle diverse, se ci sono, purchè siano tra loro correlate. Dopo aver assegnato un nome alla maschera e aver cliccato su Fine quest’ultima viene visualizzata.

Per poter inserire un pulsante che richiami la query parametrica occorre la Visualizzazione Struttura Maschera: scheda Home, pulsante Visualizza.

Nella scheda Progettazione, gruppo Controlli si deve cliccare su Pulsante e poi fare un altro clic nel corpo della maschera. Si apre, in automatico, la finestra Creazione guidata Pulsante di comando; nel riquadro di sinistra occorre prendere in considerazione la voce Varie e nel riquadro affianco scegliere Esegui query. Nel successivo passaggio occorre selezionare il nome che è stato dato alla query parametrica e andare Avanti. Nel terzo passaggio bisogna scegliere se il pulsante deve essere testuale oppure avere un’immagine. Se si sceglie la prima opzione occorre digitare nella casella accanto il testo del pulsante nel caso contrario occorre scegliere un’immagine cliccando su Sfoglia.

 

Infine, bisogna assegnare un nome al pulsante. Per verificare il funzionamento del pulsante bisogna attivare la Visualizzazione Maschera, e per far questo si deve cliccare su Visualizza.