Per creare un sommario si può ricorrere alla visualizzazione struttura assegnando ai titoli dei capitoli o dei paragrafi degli stili di titolo.
Per impostare la visualizzazione Struttura bisogna far ricorso alla scheda Visualizza e far clic sul pulsante Struttura.
La visualizzazione struttura di un documento è l’unico tipo di visualizzazione che presenta una propria scheda chiamata Struttura con proprie sezioni e propri comandi. Nella parte sinistra di questa scheda vi è la sezione Strumenti struttura dove vi sono pulsanti con delle freccette di colore verde e di colore azzurro.
Le freccette di colore verde servono a spostarsi tra i vari livelli di stile mentre le freccette di colore azzurro servono a spostare un paragrafo verso l’alto o verso il basso.
I segni + e – vengono utilizzati per espandere (+) e per comprimere (–) un paragrafo.
Nella visualizzazione struttura i paragrafi sono caratterizzati dall’avere alla propria sinistra un pallino di colore grigio.
Il titolo del documento può avere il livello 1. Per assegnare il livello 1 occorre, innanzitutto, far clic sul pallino grigio posto accanto al titolo e poi premere sul pulsante con le due freccette di colore verde rivolte verso sinistra, che si trova nella sezione Strumenti struttura.
Dopo aver cliccato su questo pulsante si nota che:
1) accanto al titolo vi sarà il segno +;
2) il titolo sarà in grassetto;
3) nella casella dei livelli sarà indicato il livello 1.
Per livello 1 si intende Tipo di carattere: Cambria; dimensione del carattere: 16; formato di carattere: grassetto.
Al primo capitolo del documento, così come agli altri capitoli, si può assegnare il livello 2; quindi si faccia clic sul pallino grigio accanto al titolo del capitolo e si prema il pulsante con la freccetta verde rivolta verso destra.
Le caratteristiche del livello 2 sono tipo di carattere: Arial; dimensione: 10; formato di carattere: grassetto-corsivo.
Ai titoli dei paragrafi si può assegnare un livello 3, avente come tipo di carattere l’Arial, dimensione 10 pti, formato di carattere grassetto.
Dopo aver assegnato ai titoli dei capitoli e dei paragrafi il proprio livello di stile, bisogna chiudere la visualizzazione struttura, cliccando sul pulsante omonimo e poi disporre il cursore del mouse nel punto in cui si desidera inserire il sommario, generalmente all’inizio o alla fine del documento.
Nella scheda Riferimenti vi è il pulsante Sommario cliccando sul quale viene visualizzato un elenco dal quale è preferibile selezionare la voce Inserisci Sommario così da poter scegliere le caratteristiche che deve avere il sommario.
Infatti, nella finestra che si apre, è possibile scegliere il carattere di riempimento, il formato, stabilire se il sommario deve avere dei collegamenti ipertestuali. Al termine bisognerà premere il pulsante Ok.
Qualora si decida di cambiare il livello di stile di uno dei titoli sarà possibile aggiornare il sommario, cliccando sul pulsante omonimo che si trova sempre nella scheda Riferimenti.
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